אל תבקשו מספרי זיהוי או מסמכים רגישים אם אינם נחוצים בשלב הקליטה.
טופס קליטת לקוח לרואה חשבון
מרכזים את פרטי העסק והמצב הקיים לפני שמתחילים להעביר תיק ולבקש מסמכים.
רואי חשבון, יועצי מס ומשרדי הנהלת חשבונות שקולטים עסק חדש או מעבירים טיפול ממשרד אחר.
פתחו עותק של טופס הקליטהמשתמשים חדשים יעברו הרשמה והקמה קצרה לפני פתיחת התבנית.
טופס ללקוח
טופס קליטת לקוח לרואה חשבון
הטופס מרכז את המידע הראשוני שנדרש כדי להבין את פעילות העסק ולהכין את תהליך הקליטה במשרד.
שם העסק
תשובה קצרה · חובה
שם איש או אשת הקשר
תשובה קצרה · חובה
אימייל ליצירת קשר
אימייל · חובה
טלפון
טלפון · חובה
מהו סוג ההתאגדות?
בחירה · חובה
מה העסק עושה ומתי התחילה הפעילות?
תשובה מפורטת · חובה
באילו שירותים אתם מעוניינים?
כמה אפשרויות · חובה
כיצד מנוהלת הנהלת החשבונות כיום?
בחירה · חובה
ועוד 5 שדות בתבנית
מה יש בתבנית
השדות שתצטרכו כדי לעבוד עם התשובות אחר כך
שם העסק
שדה חובה
שם איש או אשת הקשר
שדה חובה
אימייל ליצירת קשר
שדה חובה
טלפון
שדה חובה
מהו סוג ההתאגדות?
שדה חובה
מה העסק עושה ומתי התחילה הפעילות?
שדה חובה
באילו שירותים אתם מעוניינים?
שדה חובה
כיצד מנוהלת הנהלת החשבונות כיום?
שדה חובה
האם יש משרד קודם ומה נדרש לקבל ממנו?
אפשר להשאיר לבחירתכם
האם יש עובדים או תשלומי שכר?
שדה חובה
האם יש מועד דיווח קרוב, פנייה מרשות או נושא דחוף?
אפשר להשאיר לבחירתכם
מסמכי פתיחה שכבר זמינים
צרפו רק מסמכים שהמשרד ביקש בשלב הזה. אין צורך להעלות מידע שאינו נדרש לקליטה הראשונית.
אפשר להשאיר לבחירתכם
שאלות או מידע נוסף שחשוב שהמשרד יכיר
אפשר להשאיר לבחירתכם
איך להשתמש בתבנית
כך תקבלו תשובות שאפשר לעבוד איתן
התבנית היא נקודת פתיחה. לפני השליחה כדאי להתאים אותה לשירות שלכם ולשלב שבו נמצא הלקוח.
הפרידו בין שאלון פתיחה לבין רשימת המסמכים המלאה.
הוסיפו שאלה מפורשת על דיווח או מועד קרוב שעלול לדרוש טיפול מידי.
קליטת חברה שמחליפה משרד
בעלת החברה מציינת אילו שירותים נדרשים, שיש חמישה עובדים ושקיים דיווח קרוב. המשרד יודע לטפל קודם במועד הדחוף ולאחר מכן לשלוח רשימת העברה מדויקת מהמשרד הקודם.
קליטה לפני איסוף מסמכים
קודם מבינים את התיק, אחר כך מבקשים את הרשימה הנכונה
לקוח חדש אינו צריך לדעת לבד אילו מסמכים המשרד יצטרך. שאלון פתיחה קצר עוזר למשרד להבין את סוג הפעילות והטיפול, ורק אז לשלוח בקשה מדויקת.
מזהים את סוג העסק
סוג ההתאגדות, תחילת הפעילות והעובדים משפיעים על התהליך ועל בעלי התפקידים שצריכים לטפל בקליטה.
מפרידים דחוף משוטף
פנייה מרשות או מועד דיווח קרוב צריכים להופיע בנפרד כדי שלא ייקברו בתוך פרטי הרקע.
מבקשים מסמכים בהמשך
אחרי שהתמונה ברורה אפשר לשלוח רשימה מותאמת ולראות איזה מסמך התקבל ומה עדיין חסר.
שאלה כללית מדי
שלחו את כל החומר מהמשרד הקודם.
שאלה שמביאה מידע שימושי
לבדיקת הקליטה הראשונית צרפו את הדוח האחרון שקיבלתם וציינו אם קיים דיווח שמועדו בחודש הקרוב.
מה עושים אחרי שהלקוח שלח?
- 1.בודקים אם קיים מועד דחוף
- 2.מגדירים את השירותים והאחראי במשרד
- 3.שולחים רשימת מסמכים מותאמת
- 4.עוקבים אחרי החוסרים בתיק הלקוח
מה קורה בפועל
מה הלקוח מקבל ומה נשמר אצלכם
אין צורך להסביר ללקוח איך Sali עובדת. הוא מקבל בקשה ממוקדת; אתם מקבלים את התשובות והקבצים בהקשר של הלקוח.
הצד של הלקוח
פותח קישור ומשלים את הבקשה
הלקוח ממלא פרטי קשר, סוג התאגדות, פעילות, שירותים מבוקשים ומצב הנהלת החשבונות. הוא מצרף רק מסמכי פתיחה שהמשרד ביקש בשלב הזה.
הצד שלכם
רואים מה התקבל ומה דורש המשך
המשרד מקבל תמונת פתיחה שמאפשרת להחליט מי מטפל בתיק, מה דחוף, אילו שירותים נדרשים ואיזו רשימת מסמכים צריך לשלוח בהמשך.
המידע נשמר בתיק הלקוח ומשמש בסיס לבקשת מסמכים מותאמת ולמעקב אחר פעולות הקליטה.
ארבעה צעדים בתוך Sali
- 1.פותחים עותק מהתבנית
- 2.מתאימים את השדות
- 3.מחברים את הטופס ללקוח
- 4.שולחים ורואים את ההגשה
להמשיך מכאן
כדי לעבוד עם התבנית בהקשר הנכון
קראו איך להשתמש בה, ראו את הפתרון שאליו היא שייכת ובדקו דוגמה לתהליך עבודה מקצועי.
שאלות נפוצות
לפני שפותחים עותק
האם הטופס מחליף רשימת מסמכים לקליטת לקוח?
לא. הטופס נועד להבין את סוג העסק והטיפול הנדרש. לאחר מכן שולחים רשימת מסמכים מותאמת, במקום לבקש מכל לקוח את אותה רשימה.
אילו מסמכים כדאי לבקש בטופס הראשון?
רק מסמכים שנדרשים כדי לזהות את מצב התיק או לטפל במועד קרוב. מסמכים שוטפים עדיף לבקש בבקשת המשך מסודרת.
האם התבנית מתאימה לכל משרד?
זו נקודת פתיחה. יש להסיר שירותים שהמשרד אינו מספק ולהוסיף שאלות שמתאימות לשיטת העבודה ולדרישות המקצועיות של המשרד.
אפשר לערוך את התבנית?
כן. פתיחת התבנית יוצרת נקודת התחלה בבונה הטפסים ואפשר לשנות, להסיר ולהוסיף שדות לפני השליחה.
הלקוח צריך חשבון?
לא. לאחר שתחברו את הטופס ללקוח ותשלחו אותו, הוא יפתח קישור ממוקד בלי הרשמה.
איפה נשמרות התשובות?
ההגשה נשמרת עם הטופס ויכולה להיות מחוברת לבקשה ולתיק הלקוח.
אפשר להוסיף קבצים או חתימה?
כן. בונה הטפסים כולל שדות לקובץ, כמה קבצים, תמונה וחתימה אלקטרונית מתועדת.
